Zamówienia publiczne

Dział Zamówień Publicznych (LP) w BOT KWB Bełchatów SA niedawno obchodził mały jubileusz - 3-lecie istnienia. Został powołany dokładnie 2 stycznia 2003 roku, zaś konieczność jego powstania wynikała z tego, że od 1.01.2003 roku m.in. kopalnię, jako zamawiającego sektorowego, zaczęła obowiązywać ustawa z 1994 roku o zamówieniach publicznych. Od tego dnia spółka została zobowiązana do dokonywania niektórych zakupów w ramach stosowania przepisów tej ustawy. Obecnie ustawa nazywa się Prawo Zamówień Publicznych.

Fakt, iż kopalnia jest zamawiającym sektorowym oznacza, że dokonuje ona zakupów, których wartość przekracza 400 tys. euro dla dostaw i usług oraz 5 mln euro dla robót budowlanych. Pozostałe zakupy, poniżej tej wartości, dokonywane są na podstawie uregulowań wewnętrznych kopalni.

Rok 2003, w którym powstał Dział Zamówień Publicznych, był swego rodzaju okresem przejściowym, przeprowadzono wtedy tylko kilka postępowań, gdyż obowiązywały wcześniej zawarte umowy. Interpretacja przepisów stanowiła, że umowy zawarte przed 1.01.2003 r. są umowami obowiązującymi. W niektórych grupach towarów obowiązują one do dzisiaj.

Do towarów, które Kopalnia kupuje w ten sposób, należą m.in. farby antykorozyjne i część łożysk tocznych. Reszta zakupów dokonywana jest w postępowaniach przetargowych określonych Prawem Zamówień Publicznych. Są to: przetarg nieograniczony, przetarg ograniczony, negocjacje z ogłoszeniem, negocjacje bez ogłoszenia i zakup z wolnej ręki. To są podstawowe formy, w których można dokonywać zakupów. One się między sobą różnią, niektóre wymagają decyzji Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych - dotyczy to negocjacji bez ogłoszenia, bądź zakupu z wolnej ręki. Jak mówi kierownik działu LP - mgr Karol Matyśniak - "dotychczas trzykrotnie o taką decyzję występowaliśmy i za każdym razem otrzymaliśmy zgodę. Wynikało to ze specyfiki zakupu, gdyż musiał być zakupiony konkretny produkt - danego producenta i danej marki".

Generalnie przy zakupach nie można dokonywać zapisów w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, że chce się zakupić produkt określonej marki. Produkt trzeba opisać za pomocą cech technicznych i jakościowych, różnych parametrów, natomiast nie można wskazywać ani producenta, ani typu, ani marki. To podstawowa zasada Prawa Zamówień Publicznych.

Prawo to sprawia, że procedury zakupów niestety trwają dłużej niż kiedyś, średnio jest to ok. 3,5-4 miesiące, a nawet dłużej, jeśli w trakcie postępowania pojawią się protesty, odwołania, skargi do sądu (co już się w kopalni zdarzało). Z drugiej strony takie postępowanie daje pełną przejrzystość zakupu, zapewnia "czyste ręce", gdyż praktycznie każdy ma wgląd do dokumentów dotyczących przetargu (poza dokumentami zastrzeżonymi) i obowiązkiem działu LP jest mu je udostępnić.

Proces przetargu rozpoczyna się od ogłoszenia publicznego, czyli powiadomienia o nim Urzędu Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich, następnie powiadamiany jest Urząd Zamówień Publicznych. Te ogłoszenia są publikowane na stronie internetowej Urzędu i biuletynie, który jest wydawany niemal codziennie. Zamieszczane są także na stronie internetowej kopalni oraz w miejscu powszechnie dostępnym, czyli w gablocie przy wejściu do budynku dyrekcji.

W trzyletniej historii Działu Zamówień Publicznych, jak wspomina jego kierownik, było kilkanaście dużych przetargów, natomiast największym była dostawa paliw (oleju napędowego i benzyny) oraz dostawa stacji energetycznych rozdzielczych - to były dwa największe przetargi w roku 2004. W ub.r. BOT GiE SA przejął kilka przetargów, m.in. zakup oleju napędowego i benzyn. Natomiast z większych przetargów, które się cyklicznie powtarzają, można wyliczyć taśmy przenośnikowe, kable i przewody (to bardzo znacząca pozycja), łożyska toczne, rury stalowe, stacje energetyczne, transformatory, sprzęt komputerowy, a także odkuwki piast do krążników oraz zakup sprzętu technologicznego, takiego jak spycharki, ładowarki i samochody (począwszy od osobowych, przez terenowo-osobowe, autobusy, po sanitarki, sprzęt pożarniczy itp.).

Kwestie procedury zakupów publicznych reguluje w kopalni Zarządzenie Prezesa Zarządu, które zobowiązuje dysponentów materiałowych i kierowników niektórych działów i oddziałów do składania planowanych potrzeb materiałowych na rok następny do działu Zamówień Publicznych. Ten okres został ustalony na koniec września, jeśli chodzi o potrzeby materiałowe, a na koniec listopada w przypadku potrzeb inwestycyjnych. Po wpłynięciu wszystkich potrzeb do działu LP, zaczyna się ich sumowanie i weryfikacja, po czym ustala się, która grupa towarów podlega procesowi zamówień publicznych (w niektórych grupach materiałów jest kilku dysponentów i dopiero ich łączne potrzeby mogą się kwalifikować). Ten kilkumiesięczny odstęp czasowy jest niezbędny, gdyż dzięki niemu jest czas na to, aby w roku następnym już w początkowych miesiącach mieć dostawy towarów. Drugim ważnym elementem, który rzutuje na takie postępowanie, jest wiedza pracowników Działu Zamówień Publicznych dotycząca lat ubiegłych. Wiedzą oni na podstawie zużycia poszczególnych towarów, jakie było ono w ubiegłych latach i z całkowitą pewnością mogą powiedzieć, że np. za dwa lata będziemy kupować kable, czy rury stalowe. Może się tak zdarzyć w przyszłości, że zmienią się założenia, że firmy zewnętrzne nam zaczną świadczyć usługi, wtedy z niektórych grup towarów można będzie zrezygnować.

Kiedy wiadomo już, które grupy towarów podlegają trybowi zamówień publicznych, powołuje się komisję przetargową. Jak na razie uregulowania są takie, że Dział Zamówień Publicznych występuje do dwóch członków Zarządu o powołanie komisji przetargowej. Komisja ta otrzymuje materiały, które wpłynęły do działu (potrzeby) i przystępuje do opracowywania wszystkich niezbędnych dokumentów. Komisje są "branżowe" - są w nich przedstawiciele tych, którzy dany zakup zamawiają (oni wiedzą najlepiej, co chcą kupić, w jakich ilościach i w jakim terminie). Sekretarzem każdej komisji przetargowej jest pracownik działu LP, który prowadzi całość spraw związanych z dokumentacją postępowania przetargowego. Składają się na nią wszystkie protokoły z posiedzeń komisji, komplet oświadczeń, specyfikacja istotnych warunków zamówienia, oferty wykonawców itp. W zakresie obowiązków sekretarza jest drukowanie materiałów, rozsyłanie, zbieranie ofert, a później opracowanie całej dokumentacji końcowej.

Jak mówi Karol Matyśniak - "aby przeprowadzić cały przetarg, od początku do zamknięcia, z reguły musi się odbyć 8-10 posiedzeń, w zależności od stopnia skomplikowania tematu zamówienia". Najpierw komisja bardzo szczegółowo rozpatruje potrzeby, niejednokrotnie zwraca się przy tym do zamawiającego o wskazanie konkretów, tzn. co to ma być, w jakich ilościach, na kiedy jest potrzebne, czy są jakieś szczególne wymagania itp. Wtedy komisja rozpisuje i opracowuje Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia. Jest w niej część ogólna - jakie dokumenty są niezbędne, gdzie je składać, jakie zaświadczenia, oświadczenia dołączyć; oraz część techniczna specyfikacji, czyli dokładny opis przedmiotu zamówienia. W specyfikacji jest również załączony projekt umowy, która będzie podpisana na końcu postępowania. Po podpisaniu tej specyfikacji i zatwierdzeniu jej przez dwóch członków Zarządu, komisja dokonuje ogłoszenia we wspomnianych biuletynach i miejscach. Wówczas zaczyna się okres, kiedy wykonawcy zaczynają się zgłaszać o przysłanie specyfikacji - jest to 37 lub 52 dni (w zależności od przetargu). W tym czasie każda firma, nawet bez podawania swojego profilu działalności, ma prawo zwrócić się do działu LP o przesłanie jej specyfikacji. "Po specyfikację mogą się zgłaszać firmy z całego świata, jednak do tej pory zagraniczne oferty otrzymaliśmy jedynie z Czech i Niemiec - mówi Karol Matyśniak. - Być może wykonawcom zagranicznym sprawi to kłopot, ponieważ ustawa stanowi, iż cały proces postępowania odbywa się w języku polskim. Natomiast zainteresowanie przetargami jest duże, otrzymujemy maile z prośbą o przesłanie specyfikacji np. z Indii, Grecji, czy nawet dalekiej Rosji".

Wracając jednak do procedury, po okresie "oczekiwania" następuje moment otwarcia ofert (określony w specyfikacji). Zbiera się komisja przetargowa i w obecności tych, którzy przybędą (zwykle przedstawiciele firm, które złożyły oferty) odbywa się otwarcie ofert, na którym (zgodnie z przepisami ustawy) podaje się informacje, kto złożył ofertę, na jaką wartość, jakie są warunki realizacji - te informacje są odczytane wobec wszystkich. Później komisja przystępuje do pracy już "niejawnej", czyli nikt nie ma już prawa do niej zaglądać i pytać o fakty dotyczące postępowania. Następuje ocena ofert od strony formalno-prawnej, czyli wymaganych dokumentów, a także od strony technicznej. Po tej ocenie komisja wnioskuje do dwóch członków Zarządu, co z taką ofertą należy zrobić, tzn. czy ją odrzucić, czy zakwalifikować, że spełnia wszystkie wymogi. Jeśli oferta spełnia wszystkie postawione wymogi, zostaje oceniona pozytywnie. Oczywiście, zwycięzca przetargu może być tylko jeden. "W dotychczasowej historii zamówień publicznych w Kopalni nie zdarzyło się dotychczas, żeby suma punktów za poszczególne kryteria była identyczna u kilku oferentów" - jak twierdzi kierownik działu LP.

Podstawowym kryterium generalnie jest cena, ale można przyjąć dodatkowe kryteria, takie jak okres gwarancji, szybkość dostawy, zasięg serwisu czy inne łatwe do zmierzenia cechy. Po wyborze wykonawcy danego zamówienia, sekretarz komisji rozsyła do wszystkich, którzy złożyli oferty, informację o rozstrzygnięciu przetargu. Wszyscy mają wówczas prawo wniesienia protestu od tego rozstrzygnięcia. Jeśli nie ma protestu, jest zdecydowanie łatwiej działać dalej, bo po okresie 7 dni można przystąpić do podpisania umowy. Natomiast jeżeli są protesty (a takie zdarzały się już, były też odwołania do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, było rozstrzygnięcie sprawy w sądzie), postępowania są trudne, kłopotliwe i długotrwałe, gdyż z dniem wniesienia protestu termin biegu postępowania zatrzymuje się. Gdy w grę wchodzi rozstrzygnięcie na drodze sądowej, ten czas może przedłużyć się nawet do kilkunastu miesięcy.

Jeżeli wszystkie te etapy się przebrnie, nadchodzi czas podpisania umowy. Ze strony Kopalni umowę zawsze podpisuje dwóch członków Zarządu, z drugiej strony osoby uprawnione, bądź posiadające pełnomocnictwa. Jeden egzemplarz umowy przekazuje się Wykonawcy, drugi jest w dziale Zamówień Publicznych, natomiast do służb realizujących zakup wysyła się kserokopie umowy. Na tej podstawie służby zaopatrzenia dokonują zakupu. W tym momencie rola Działu Zamówień Publicznych prawie się kończy. Staje się tak z chwilą wypełnienia ostatniego druku, w którym się podsumowuje całość prac komisji - kto brał udział w postępowaniu, skład komisji, jakie oferty wpłynęły, ich ilość, ceny ofert, kto został zwycięzcą. Taki formularz wysyła się do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, każde ogłoszenie o rozstrzygnięciu jest bowiem również drukowane w Biuletynie Zamówień Publicznych. Wtedy dokumenty w dziale LP trafiają do szafy na odpowiednie miejsce i obowiązkiem działu jest je przez 4 lata przechowywać - takie są wymogi ustawowe.

Jeśli chodzi o zakup usług, to kopalnia korzysta z nich bardzo rzadko. Taką powtarzającą się usługą jest nakładanie powłok poliuretanowych na krążniki i bębny. Ustawa Zamówień Publicznych dopuszcza zawarcie umowy na maksymalnie 3 lata, chyba że są to jakieś specyficzne dostawy czy usługi, to można wystąpić do Prezesa UZP o wydanie zgody na zawarcie umowy na okres dłuższy. Ustawa dopuszcza również możliwość zawierania umów ramowych, które mogą być zawarte po przeprowadzeniu przetargu ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem. Daje to kopalni możliwość przyspieszenia zakupów, gdyż wykorzystuje się do tego negocjacje bez ogłoszenia. Dzięki niemu nie ma wspomnianych ustawowych terminów, zaprasza się tylko tych, z którymi jest podpisana umowa ramowa - bezpośrednio informując ich, że będzie organizowany przetarg na daną dostawę na okres roku czy kilku miesięcy. Wtedy komisja zaprasza wykonawców do negocjacji, podczas których omawiane są interesujące kopalnię szczegóły. Wykonawcy zgłaszają swoje uwagi, komisja je rozpatruje i w specyfikacji istotnych warunków zamówienia dokonuje takich zmian, aby było można dany produkt jak najszybciej kupić. Kiedy pojawiają się w końcowym etapie gotowe oferty, postępowanie odbywa się tak samo jak w przypadku każdego przetargu - następuje otwarcie ofert i ich ocena, tyle że skraca się okres przeprowadzenia całego postępowania. "Tak właśnie kupujemy łożyska, blachy i część rur dla potrzeb ZPR - mówi Karol Matyśniak - jak będzie dalej, na dzień dzisiejszy trudno mi powiedzieć, bo na dzień 1 lutego br. miała wejść nowa ustawa prawo zamówień publicznych, dostosowana do wymogów i dyrektyw Unii Europejskiej. Są tam proponowane nowe rozwiązania, ale szczegółów jeszcze nie znamy, bo to tylko przewidywania. Wiadomo jednak, że Sejm z różnych przyczyn nie zdążył jeszcze tej ustawy uchwalić".

Na dobrą sprawę każdy przetarg to osobny temat do rozmowy. Są takie, które odbywają się szybko i równie szybko się o nich zapomina, ale są i takie, które będzie się pamiętać długie lata. Trudnym tematem jest zazwyczaj zakup sprzętu komputerowego. Z tym ma kłopot nie tylko kopalnia, to problem ogólnopolski. Chodzi o to, że bardzo trudno jest opisać cechy tego sprzętu w taki sposób, aby nie stwarzać podejrzeń o nieuczciwą konkurencję.

Ustawa prawie nic nie mówi na temat tego, co to są rzeczy jednorodne czy podobne. Tu jest ogromne pole do popisu dla inwencji zamawiającego, żeby tak opisać przedmiot zamówienia, aby kupić dokładnie to, czego się potrzebuje, a jednocześnie nie narazić się na zarzuty o łamanie ustawy o konkurencji. Są niektóre produkty, które łatwo jest opisać, jak np. kabel, gdzie podaje się, z jakiego ma być materiału, jaką ma mieć izolację, przewodność itd. Ale już np. trudniej opisać samochód czy jakieś skomplikowane urządzenie elektryczne. Są też przetargi, które wymagają wiele pracy od członków komisji i nie tylko od nich - tak jest w przypadku przetargów, gdzie trzeba szczegółowo przygotować dokumentację techniczną. Tak było w przetargach na stacje energetyczne. Produkt bowiem trzeba opisać tak, aby nawet ktoś nie związany z daną branżą wiedział o co chodzi. Musiały więc być podane wszystkie możliwe parametry tych stacji - dokumentacja liczyła ok. 1.350 stron formatu A4 plus rysunki techniczne. Komisja pracowała bardzo intensywnie przez kilka miesięcy. "Między innymi dlatego zrezygnowaliśmy od jakiegoś czasu z przekazywania dokumentacji papierowej i robimy to na nośnikach elektronicznych typu płyty CD - mówi kierownik działu LP - chyba, że zachodzi potrzeba załączenia rysunków technicznych, które są często dużych formatów - wtedy dołączamy rysunki papierowe". Być może kiedyś dział zrezygnuje także i z tej formy, przechodząc całkowicie na łączność elektroniczną poprzez Internet. Jest już taka możliwość, a praktycznie wszyscy zamawiający mają u siebie sprzęt komputerowy. Nawet gdyby ktoś go nie miał, może się zgłosić do działu LP, a tu otrzyma wydrukowaną, papierową wersję.

Przekaz metodą elektroniczną obniża znacznie koszty funkcjonowania działu, który wcześniej zużywał rocznie ok. 100 ryz papieru formatu A4 oraz kilka ryz A3. Obecnie to zużycie papieru spadło, a koszty płyt CD są o wiele niższe.

Podsumowując, warto podać kilka cyfr dotyczących Działu Zamówień Publicznych. W roku 2005 w wyniku postępowań przetargowych podpisano 76 umów na łączną wartość 127 mln 300 tys. brutto. Niektóre przetargi pozwalają na złożenie ofert cząstkowych, więc czasem z jednego przetargu jest 5 umów, a czasem tylko 1, w zależności od złożoności produktu.

W roku 2004 podpisano 51 umów na kwotę ok. 154 mln 700 tys. brutto (to jeszcze z paliwami, które później przejął BOT).

Kierownik działu Zamówień Publicznych wie już, co czeka jego dział w tym roku, jak mówi - "plany zostały sporządzane w miesiącach jesiennych ub.r. i pewne postępowania są już mocno zaawansowane. Natomiast wiadomo już, jakie tematy będą realizowane. Nie mamy jedynie pełnej informacji, jakie maszyny i urządzenia będą kupowane ze środków inwestycyjnych, gdyż nie jest jeszcze zatwierdzony Plan Inwestycyjny".