Informacje warte swojej ceny

W artykule opisano wdrożenie systemu informacyjnego w Kopalni Węgla Brunatnego "Konin" SA. Przedstawiono motywy decyzji wyboru systemów opartych na rozwiązaniach firmy SAP. Omówiono zakres wdrożenia i uzyskane efekty biznesowe.

Zmieniające się coraz szybciej uwarunkowania rynkowe, wzrastająca konkurencja oraz zbliżające się procesy prywatyzacyjne wymuszają na zarządach przedsiębiorstw podejmowanie szybkich i trafnych decyzji. Ważnym czynnikiem sukcesu jest posiadanie bieżącej i wiarygodnej informacji o tym, co dzieje się w przedsiębiorstwie i jego otoczeniu. W sukurs menedżerom przychodzą systemy informatyczne.

W przedsiębiorstwie wydobywczym stosuje się systemy wspomagające projektowanie, systemy automatyki, systemy dyspozytorskie. Ale oprócz tych ściśle związanych z produkcją systemów IT, pracownicy muszą obsłużyć całe spektrum spraw związanych z administracją.

Wdrożenie kompleksowego systemu informacyjnego zawsze było częścią ambitnych planów Zarządu KWB "Konin" w Kleczewie SA. Potrzeba posiadania systemu do zarządzania, ukierunkowanego na specyfikę branży wydobywczej węgla związana jest przede wszystkim z koniecznością kontroli kosztów, wykonania zadań produkcyjnych i realizacji inwestycji.

Większość aplikacji funkcjonującego dotychczas systemu informatycznego wdrożono w latach 90-tych. Jedynie system finansowo-księgowy oparty był na nowszej platformie. Chociaż spełniały one swoje podstawowe zadania, to tworzyły ograniczenia dalszego rozwoju. Dział informatyki musiał budować autorskie programy m.in. dla obsługi księgowości inwestycyjnej i ewidencji przedmiotów niskocennych.

Informatyczna mozaika wypełniała także inne obszary firmy. Logistykę nadzorowano za pośrednictwem programu, opartego na bazie dBase. Oddzielnie funkcjonowały programy do fakturowania, zaś do prowadzenia zamówień i controllingu wykorzystywano zwykłe arkusze Excela.

Utrzymanie tak zróżnicowanej infrastruktury - nie dość, że było uciążliwe - wymagało zbyt dużych nakładów finansowych i utrudniało zapewnienie bezpieczeństwa. Dodatkowo dane były rozproszone po niezależnych programach i inaczej definiowane, co tylko wydłużało proces raportowania informacji zarządczych. Sprawne zarządzanie tak rozległymi strukturami, nie tylko od strony finansowej i księgowej, ale też gospodarki materiałowej i sprzedaży, wymaga wydajnego i błyskawicznego przepływu informacji. Tylko w ten sposób firma może zachować ciągłą kontrolę nad codziennymi operacjami i płynnie obsługiwać realizowane inwestycje.

Zmiana takiego stanu rzeczy była powodem podjęcia przez Zarząd KWB "Konin" decyzji o wdrożeniu zintegrowanego systemu informatycznego.

Przy wyborze konkretnego rozwiązania należy wziąć pod uwagę szereg aspektów. Ważny jest zakres obejmowany przez rozwiązanie informatyczne. Należy myśleć nie tylko o obszarach działalności przedsiębiorstwa, które zostaną objęte systemem, ale również o możliwości dalszej rozbudowy i integracji z innymi systemami zewnętrznymi. Niezbędna jest zgodność systemu z obowiązującym polskim prawem oraz standardami IT.

Wybór padł na rozwiązania firmy SAP, która jest największym producentem informatycznych systemów zintegrowanych na świecie. Zaletą systemu jest duża wydajność i możliwość instalacji na różnych platformach systemowych. Duży potencjał firmy daje pewność dalszego rozwoju.

Rys. 1. Architektura systemu SAP w KWB "Konin" SA.

Oferta SAP obejmuje szereg modułów wraz z rozwiązaniami branżowymi. Zapewnia dużą integrację pomiędzy modułami (np. wprowadzenie kontrahenta w systemie księgowym powoduje, że korzystamy z tej informacji w modułach gospodarki magazynowej, sprzedaży czy przelewach bankowych).

Wybór systemu mySAP i hurtowni danych SAP BW był naturalną decyzją. Wielu partnerów, w tym firmy energetyczne, które są głównymi odbiorcami węgla brunatnego, od lat efektywnie pracuje w systemach SAP. O jakości wybranego rozwiązania świadczą liczne referencje związane z udanymi wdrożeniami SAP ERP w największych firmach w Polsce m.in. w PKN Orlen, KGHM, w Enei oraz u głównego odbiorcy węgla z kopalni Konin - ZE PAK.

Przy wdrożeniu systemu informatycznego głównym celem nie jest uruchomienie systemu, ale uzyskanie konkretnych korzyści biznesowych. Założono, że system będzie wspierał procesy biznesowe, przyspieszy rozliczenia i zwiększy dostępność do informacji. Ponadto spowoduje ograniczenie zapasów, pełniejsze wykorzystanie ludzkiego potencjału oraz sprawniejsze zarządzanie majątkiem.

Uroczystość wręczenia wyróżnień odbyła się 3 lutego br. w Warszawie podczas Forum "Zmieniamy Polski Przemysł".
Nagrodę dla kopalni "Konin" odebrał prezes Sławomir Mazurek (pierwszy z prawej).

Wdrożenie nowego systemu klasy ERP powoduje, że dotychczasowa struktura dostarczania informacji dla kadry zarządzającej ulega zmianie. Dotychczasowe programy stają się nieużyteczne i należy zbudować nowe kanały informacji. Mimo swoich zalet wykorzystanie systemu ERP jako dostawcy informacji okazuje się ograniczone z powodu kosztów licencji, kosztów dodatkowych prac programistycznych oraz konieczności zwiększenia obciążenia systemu, co mogłoby się odbić na pracy podstawowych użytkowników systemu transakcyjnego. Dlatego podjęto decyzję o równoległym wdrożeniu hurtowni danych SAP BW, której podstawowym zadaniem będzie skrócenie czasu dostępu do aktualnej informacji.

Przed osobami, które uczestniczyły w projekcie, zostało postawione wyzwanie wdrożenia systemu mySAP i hurtowni danych SAP WB w relatywnie krótkim czasie. Im dłuższy czas wdrożenia, tym większe koszty związane z zatrudnianiem zewnętrznych konsultantów. Założeniem było oparcie się na standardach obsługi procesów zaimplementowanych w systemie SAP. Zamiast na siłę modyfikować aplikacje, lepiej dostosować procesy biznesowe do systemu i przygotować interfejsy łączące go z zewnętrznymi systemami (odpowiedzialnymi np. za zarządzanie płacami czy tankowanie paliwa) tylko wtedy, gdy było to absolutnie konieczne.

Dzięki temu skraca się czas wdrożenia, zmniejsza koszty prac programistów oraz eliminuje dodatkowe koszty związane z późniejszymi aktualizacjami systemu.

Rozpoczęcie prac nastąpiło w październiku 2007 r. Implementację systemu powierzono różnym firmom. Kluczowym elementem w procesie wdrożeniowym było skuteczne zarządzanie projektem oraz weryfikacja postępów prac dokonywana przez powołany Komitet Sterujący. Z ramienia KWB "Konin" w pracach Komitetu Sterującego uczestniczyli członkowie Zarządu. Bezpośrednie zaangażowanie się Zarządu było jasnym sygnałem, jak ważne dla firmy jest nowe rozwiązanie oraz dotrzymanie harmonogramu.

Przy wdrożeniu systemu w początkowej fazie udział brało około 40 osób. Pogodzenie ich interesów połączone z uzyskaniem celu, czyli wdrożeniem systemu, który ma być usprawnieniem dla całej firmy, nie było sprawą łatwą.

Wyróżnienie dla KWB "Konin" SA.

Podzielone na mniejsze zespoły obejmowały systemem mySAP kolejne obszary, w tym Rachunkowość Finansową (m.in. ewidencję operacji gospodarczych i finansowych, ewidencję kapitałów i funduszy, rozliczenia międzyokresowe kosztów), Zarządzanie Majątkiem Trwałym, Rachunkowość Zarządczą (controlling), Gospodarkę Materiałową, Sprzedaż i Zarządzanie Inwestycjami (obsługa procesu realizacji inwestycji).

Ważną rolę odegrali kluczowi pracownicy firmy, którzy, jako liderzy poszczególnych zespołów wdrożeniowych, pod okiem zewnętrznych konsultantów przygotowali instrukcje stanowiskowe i razem z konsultantami przeprowadzili migrację danych ze starych programów do systemu mySAP. Przetworzenie tak gigantycznej masy informacji było czasochłonne i wymagało dużej staranności. Udział pracowników kopalni przy opracowywaniu instrukcji i migracji danych pozwolił nie tylko obniżyć koszty wdrożenia, ale też nabyć bezcenną wiedzę, którą w ramach końcowych szkoleń otrzymali pozostali użytkownicy systemu.

Toczące się równolegle wdrożenia oraz inne projekty angażowały osoby wchodzące w skład zespołów wdrożeniowych, co stanowiło dla pracowników poważne obciążenie i jednocześnie duże wyzwanie.

Start produktywny systemu transakcyjnego mySAP nastąpił w czerwcu 2008 r., a start hurtowni danych SAP BW w sierpniu 2008 r. Z rozwiązania korzysta ponad stu użytkowników systemu transakcyjnego oraz sto osób, które poprzez hurtownię danych pozyskują bieżące informacje zgromadzone w systemie transakcyjnym.

Można dużo pisać o efektach ściśle informatycznych związanych z integracją systemów, ze zmniejszaniem ilości starych programów i uzyskaniem większego bezpieczeństwa informacji.

Ale widoczne są efekty, które bezpośrednio dotyczą pracowników.

Wiele procesów gospodarczych zostało uproszczonych (m.in. ujednolicono zgłoszenia zapotrzebowań na zakupy materiałów, środków trwałych i usług). Jednocześnie zredukowano koszty administracyjne. Zamiast żmudnego wypełniania papierowych formularzy, dane generowane są w centralnej bazie systemu. Zmniejszona została ilość informacji papierowej, między innymi dzięki likwidacji dokumentów "R". W poprzednim systemie informacja o pobraniu materiału z magazynu była nanoszona dopiero po kilku dniach, dokumenty spływały do odpowiedniej komórki i tam były wprowadzane do systemu informatycznego. Obecnie nie można wydać materiału bez odnotowania tego w systemie informatycznym. Dane wprowadzane są do systemu już z poziomu magazynów, a na monitorach komputerów wyświetlany jest aktualny stan zapasów.

Nowe rozwiązanie umożliwia statystykę zakupów. Cały proces, począwszy od zapotrzebowania aż po wydanie towaru z magazynu, został wsparty rozwiązaniem informatycznym.

W systemie prowadzona jest rachunkowość zarządcza, wspierająca menedżerów wysokiego i średniego szczebla w obszarze planowania i controllingu. Centralne zbieranie danych skutkuje skróceniem czasu przygotowania comiesięcznej informacji dla Zarządu firmy.

Szeroki zakres prowadzonych inwestycji związanych z nowymi odkrywkami na terenie kilkunastu gmin generuje dużą ilość danych. System wsparł planowanie i rozliczanie inwestycji z uwzględnieniem podziału na poszczególne branże: górniczą, mechaniczną, elektryczną, łączność, wykup gruntów itd. System daje informacje o każdym zamówionym materiale, kto zamówił, dla kogo i kto nadzoruje proces zakupu.

Jednym z celów wdrożenia hurtowni danych było dotarcie z informacją do kierowników wszystkich komórek organizacyjnych w Kopalni. SAP BW realizuje ten cel, gromadzenia i analizy danych pochodzących z różnych źródeł, jak również dostarcza aplikacje przeznaczone do tworzenia i prezentowania raportów. Uruchomienie hurtowni pozwoliło na oddzielenie procesów raportowo-analitycznych od pracy systemu transakcyjnego.

W ramach projektu zbudowano odpowiednie struktury informacyjne i zasilanie z systemów źródłowych dla raportowania oraz analiz. W czasie prac wdrożeniowych zbudowano raporty kosztowe (kalkulacja kosztu jednostkowego, rodzaje kosztów), raporty magazynowe, raporty z wykonania inwestycji i remontów, raporty prezentujące dyspozycyjność sprzętu pomocniczego, raporty zawierające informacje dotyczące gospodarki paliwowej, raporty produkcyjne.

Użytkownicy końcowi otrzymali dostęp do raportów poprzez stronę internetową. Pozwoliło to na duże oszczędności finansowe i łatwość wdrożenia.

Raporty zostały zbudowane w sposób umożliwiający drążenie danych, przechodzenie od danych ogólnych do danych szczegółowych (np. istnieje możliwość drążenia po kosztach rodzajowych od poziomu całej kopalni do pojedynczego MPK - miejsca powstawania kosztów). Zakres informacji prezentowany użytkownikom jest automatycznie ograniczany w zależności od posiadanych uprawnień. Każdy kierownik w przedsiębiorstwie otrzymał dostęp do podstawowych raportów, pozwalających na bieżącą kontrolę kosztów działalności jego komórki organizacyjnej oraz śledzenia zużycia materiałów magazynu.

Koniec wdrożenia to nie koniec prac związanych z rozwojem systemu. Został zbudowany szkielet, z którym będą powiązane inne systemy informatyczne. Już po wdrożeniu rozpoczęte zostały prace związane z rozbudową systemu o oznakowanie i inwentaryzację środków trwałych, co pozwoli na szybszą i dokładniejszą inwentaryzację posiadanego majątku. Kolejnym rozpoczętym już etapem rozwoju systemu informacyjnego jest budowa dedykowanego dla Zarządu tzw. Kokpitu Menedżera. Kokpity pozwalają na prezentacje kluczowych wskaźników w sposób graficzny z punktu widzenia całego przedsiębiorstwa, a co za tym idzie pozwalają skoncentrować uwagę menedżera na zadaniach, które mają największy wpływ na podejmowanie właściwych i skutecznych decyzji. W planach na rok 2009 jest wdrożenie i uruchomienie systemu kadrowo-płacowego SAP HR/HCM.

KWB "Konin" w Kleczewie SA jest pierwszą kopalnią węgla w Polsce, która zdecydowała się na wdrożenie elementów zintegrowanego systemu zarządzania zasobami (klasy ERP). To pionierskie działanie zostało docenione przez Polskie Towarzystwo Wspierania Przedsiębiorczości, wydawcę Miesięcznika Gospodarczego "Nowy Przemysł". Kopalnia "Konin" otrzymała wyróżnienie "Najciekawsze z Najlepszych", przyznawane za najciekawsze wdrożenia rozwiązań IT w przedsiębiorstwach przemysłowych - rozwiązań innowacyjnych, mających istotny wpływ na poprawę prowadzenia biznesu, podniesienia efektywności i konkurencyjności.

Wdrożenie systemu transakcyjnego SAP ERP wraz hurtownią danych SAP BW pozwoliło kopalni na zintegrowanie wszystkich jednostek i najważniejszych obszarów przedsiębiorstwa w jednym systemie IT, usprawniło wewnętrzną organizację i przyspieszyło obieg informacji.

Utworzony system informacyjny w KWB "Konin" wprowadza nową jakość. Służyć ma wszystkim pracownikom budującym łańcuch wartości w firmie. Jednocześnie technologia informatyczna musi sprostać nowym wyzwaniom stawianym przez pracowników kopalni. Zadaniem służb informatycznych jest zwiększenie niezawodności i dostępności systemu.

Podsumowując, zadajemy sobie pytanie: Czy uzyskane efekty zwracają koszty wdrożenia systemu? Naturalnie nasza ocena jest subiektywna. Ale dla nas odpowiedź jest oczywista: Było warto.